Существуют разные способы обмена информацией между предпринимателями. Среди них: телефонные звонки, устные переговоры, факс. Но есть еще один способ, который применяется во многих странах мира – Интернет, а именно электронная почта.
В этой статьей мы расскажем вам о том, как можно заключать договора с помощью электронной почты.
Деловые партнеры используют ее при проведении предварительных переговоров с целью последующего заключения договора. Содержание достигнутого сторонами соглашения нередко можно установить только по электронным письмам, то есть получается, что договор фактически заключен по электронной почте.
Общение контрагентов в процессе исполнения уже заключенных договоров также часто происходит путем обмена письмами по электронной почте. Этот способ оперативен и удобен, однако в случае возникновения спорной ситуации и необходимости обратиться за защитой в суд заинтересованная сторона нередко обнаруживает, что электронная переписка не рассматривается судом как доказательство существования обязательства контрагента. В связи с этим возникает вопрос, можно ли считать себя и своего контрагента связанными определенными условиями, если их согласование происходило с помощью электронной почты, или для этого нужно зафиксировать их более традиционным способом – на бумаге?
В случае возникновения спора несоблюдение письменной формы лишает стороны права ссылаться на свидетельские показания для подтверждения факта заключения договора и его условий, а в случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон, может повлечь недействительность договора.
В процессе исполнения договора может возникнуть необходимость согласования дополнительных условий, изменения ранее достигнутых соглашений. Кроме того, на практике часто заключаются рамочные договоры поставки, оказания рекламных услуг и прочие, в которых определяются общие условия, неизменные для всего срока действия договора.
Приведем пример. В договоре поставки предусматриваются сроки и порядок передачи и оплаты товара, удовлетворения возможных претензий по качеству и ассортименту; место рассмотрения споров и др. Согласование отдельных партий товара производится уже после заключения такого договора – например, путем обмена письмами (заявка покупателя – принятие заявки продавцом).
Ко всем подобным изменениям предъявляется то же требование, что и к изначальному договору, – оформление в письменном виде.
В случае использования электронной почты у сторон часто возникает вопрос: можно ли расценивать обмен электронными сообщениями как соблюдение письменной формы договора, ведь письменная форма не обязательно подразумевает составление единого бумажного документа, подписываемого обеими сторонами.
Практика свидетельствует о том, что направление письма с определенного адреса электронной почты само по себе не позволяет установить, от кого оно исходит. Это касается даже тех случаев, когда используется адрес, закрепленный за организацией, от которой, как предполагается, исходит сообщение.
Если стороной по договору является организация, то уполномоченным на заключение договоров от имени этой организации лицом является ее руководитель, а также иное лицо, уполномоченное на это доверенностью. Технически можно установить, что с определенного адреса отправлялось сообщение определенного содержания, однако практически невозможно доказать, что это сообщение было отправлено уполномоченным лицом.
Как правило, в суде заинтересованная сторона указывает, что доступ к почтовой программе имеет достаточно широкий круг лиц и доказательства отправления спорных сообщений уполномоченными лицами отсутствуют.
В настоящее время единственным предусмотренным законодательством средством, позволяющим достоверно установить лицо, от которого исходит электронный документ, является электронная цифровая подпись.
В России в соответствии с положениями Федерального закона от 10 января 2002 года «Об электронно-цифровой подписи» электронная цифровая подпись позволяет защитить электронный документ от подделки, идентифицировать лицо, использовавшее электронную цифровую подпись, установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
В сфере малого предпринимательства данное средство индивидуализации не получило особого распространения. Однако это не означает, что обычная переписка по электронной почте без использования предусмотренных законом средств индивидуализации не может служить подтверждением заключения договора.
Предприниматели, даже вне рамок специального правового регулирования, могут самостоятельно договориться о том, что обмен сообщениями по определенным электронным адресам будет рассматриваться ими как сообщения, направленные и полученные уполномоченными лицами с соблюдением надлежащей формы. Такое соглашение об использовании электронной почты должно быть зафиксировано обычным способом, например путем подписания единого письменного документа.
Именно это соглашение, безупречное с точки зрения соблюдения письменной формы, позволит сторонам ссылаться на имеющие к нему отношение электронные документы. Как правило, стороны включают соответствующее условие в текст основного («бумажного») договора, чтобы в процессе его исполнения оперативно общаться посредством электронной почты.
Вполне допустимой представляется и ситуация, когда стороны, желающие в будущем заключить договор, предварительно заключают соглашение о намерениях, в котором указывают следующее:
- согласование условий будет проходить с использованием определенных адресов электронной почты (приводится их полный перечень);
- сам договор будет заключен путем обмена электронными сообщениями.
В случае возникновения спора, упомянутые сообщения могут быть представлены в суд в подтверждение существования договора и его условий. В то же время с практической точки зрения результат переговоров удобнее зафиксировать в виде единого документа.
Таким образом, использование электронной почты при заключении и исполнении договоров представляется вполне допустимым. Однако при возникновении спорных ситуаций для использования электронных сообщений в качестве необходимых доказательств надежнее в традиционной письменной форме заключить соглашение о порядке применения электронной почты с указанием адреса каждой из сторон.

ИСТОЧНИК: «СПРАВОЧНИК РУКОВОДИТЕЛЯ МАЛОГО ПРЕДПРИЯТИЯ», № 3, 2006 ГОД.